Privacyverklaring — Screenshot Easy

Verantwoordelijke en contact

Xereon ICT, handelend onder de naam Ice Cold Apps, Huis De Stelt 18, 6663 BA Lent, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor het Screenshot Easy-account, eigen beveiliging en de website. Privacycontact: android@icecoldapps.com.

Voor inhoud die wij uitsluitend in opdracht van een zakelijke klant verwerken, is die klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker; neem voor zulke inhoud bij voorkeur contact op met die organisatie, en wij helpen een verzoek door te geleiden. Deze verklaring behandelt de cloud, website en relevante lokale appfuncties; advertenties in de gratis Android-app worden hieronder afzonderlijk uitgelegd.

Accountgegevens

Wij verwerken naam, e-mailadres, optioneel land, taal, voorkeuren, gehashte wachtwoorden, versleutelde MFA-geheimen, toegangstokens en supportberichten voor accountbeheer, authenticatie, ondersteuning en uitvoering van de overeenkomst. De meeste gegevens ontvangen wij van jou of je apparaat.

Een werkruimtebeheerder kan je e-mailadres aanleveren voor een uitnodiging; andere gebruikers kunnen inhoud met jouw gegevens delen. Registratie is optioneel voor lokale opnamen.

Zonder de noodzakelijke accountgegevens kunnen wij geen cloudaccount leveren. Nieuwe cloudaccounts zijn 18+; de akkoordtekst bevat je leeftijdsverklaring.

Wij verzamelen daarvoor geen geboortedatum of kopie van je identiteitsbewijs.

Opnamen en metadata

Lokale bestanden worden pas geüpload wanneer je daarvoor kiest. Cloudbestanden kunnen afbeeldingen, video en audio bevatten, met titel, tags, herkende tekst, appnaam, website-URL en vensteractiviteit voor zover de gekozen functies die meesturen.

Wij verwerken die informatie voor de gekozen opslag, synchronisatie, zoek- en deelfuncties. Cloudopslag is niet end-to-end versleuteld; de dienst moet bestanden kunnen verwerken.

Doeleinden en rechtsgrondslagen

Voor accountaanmaak, authenticatie, gekozen cloudfuncties en noodzakelijke ondersteuning verwerken wij gegevens om de overeenkomst uit te voeren. Daarbij beperken wij de verwerking tot wat voor die dienstverlening nodig is.

Voor proportionele beveiliging, het onderzoeken en voorkomen van misbruik en het aantonen van afspraken steunen wij op gerechtvaardigde belangen: bescherming van gebruikers en systemen, continuïteit van de dienst en verdediging van rechtsaanspraken. Wij wegen die belangen af tegen jouw rechten en vrijheden. Je kunt vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken.

Een concrete wettelijke plicht kan verwerking of bewaring noodzakelijk maken. Wanneer toestemming vereist is voor facultatieve verwerking, vragen wij die afzonderlijk. Je kunt toestemming intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de eerdere verwerking. Acceptatie van de voorwaarden is geen marketingtoestemming. Voor inhoud die wij uitsluitend als verwerker behandelen, bepaalt de zakelijke klant de toepasselijke grondslag.

Accountbeveiliging

Voor beveiliging registreren wij succesvolle login-IP-adressen, geschatte landen, platform, aantallen en eerste/laatste loginmomenten. IP-adressen zijn versleuteld opgeslagen en alleen voor bevoegde beheerders toegankelijk.

De landbepaling gebeurt lokaal. De account-IP-historie blijft zolang het accountrecord bestaat; dagelijkse landenstatistieken worden 365 dagen en misbruikpogingen 90 dagen bewaard.

Registratie van jouw akkoord

Bij expliciet akkoord bewaren wij account-ID, voorwaardenversie, taal, serverdatum en -tijd, het door de client opgegeven kanaal en een controlewaarde van de exacte aangeboden voorwaarden, privacytekst en akkoordzin. De tekst wordt als versiearchief bewaard.

Wij registreren hiervoor geen extra IP-adres, browservingerafdruk of wachtwoord. Historische instemming wordt niet afgeleid uit alleen accountbezit of een login.

Ontvangers en hosting

Onze huidige cloudserver staat bij Hetzner in Neurenberg, Duitsland. Accountdatabase, cloudbestanden, lokale serverback-ups en de door ons beheerde mailserver gebruiken die infrastructuur.

Bevoegde beheerders kunnen gegevens inzien waar nodig voor ondersteuning, beveiliging en beheer. Een systeemmail wordt via onze eigen mailserver aan de door jou gekozen e-mailprovider afgeleverd; die ontvangt het adres en de berichtinhoud.

Werkruimteleden en ontvangers van deellinks krijgen toegang volgens jouw instellingen. Een doorgestuurde openbare link kan meer mensen bereiken.

Wettelijke verstrekkingsverzoeken beoordelen wij afzonderlijk. DNS en certificaatuitgifte zijn geen opslagdienst voor je cloudbestanden.

Internationale doorgifte

Verbindingen met de productiedienst gebruiken HTTPS. De huidige primaire cloudopslag en serverback-ups staan in Duitsland; dit is geen garantie dat iedere ontvanger zich in de EER bevindt.

Jouw e-mailprovider, ontvangers van deellinks en optionele AI- of advertentiediensten kunnen buiten de EER verwerken. Voor door ons geregelde doorgiften moeten een toepasselijk adequaatheidsbesluit of andere geldige waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen, gelden.

Via android@icecoldapps.com kun je informatie of een kopie van toepasselijke waarborgen opvragen. Het kiezen van een externe dienst vervangt niet onze eigen verplichtingen.

De voorwaarden en privacy-informatie van die aanbieder vermelden diens landen, bewaartermijnen en doorgiftemechanismen.

Bewaartermijnen en verwijdering

Account- en cloudgegevens blijven zolang het account of de door jou gekozen opslag dat nodig maakt. Bestanden in de prullenbak blijven tot definitieve verwijdering.

Via Account verwijderen of het contactadres kun je verwijdering van het account en de bijbehorende gegevens aanvragen. Na passende controle verwijderen wij wat niet meer nodig is; concrete wettelijke verplichtingen of een noodzakelijk geschil kunnen beperkte bewaring rechtvaardigen.

De back-uprotatie bewaart de laatste 14 voltooide snapshots. Kopieën van verwijderde gegevens verdwijnen wanneer die snapshots worden vervangen; de verstreken tijd hangt af van geslaagde back-uprondes.

Back-ups zijn beperkt toegankelijk voor herstel, niet voor normaal accountgebruik. Bij herstel moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden toegepast.

Afzonderlijke onderhouds- of migratieback-ups vallen niet automatisch onder deze rotatie. Die mogen alleen blijven zolang het concrete hersteldoel of een wettelijke verplichting dat noodzakelijk maakt en moeten daarna worden verwijderd; bij een verwijderingsverzoek lichten wij toepasselijke uitzonderingen en termijnen toe.

E-mail, ondersteuning en logboeken

Accountbevestiging, wachtwoordherstel en noodzakelijke dienstberichten zijn functionele e-mails, geen nieuwsbriefinschrijving. We verwerken ontvanger, afleverstatus en technische foutgegevens voor aflevering en beveiliging.

Webserverlogboeken kunnen IP-adres, tijdstip, pad en status bevatten. Account-IP-historie is versleuteld; technische logboeken zijn niet allemaal op die manier versleuteld.

De huidige web- en applicatielogrotatie bewaart maximaal 14 geroteerde bestanden plus het actieve bestand; de werkelijke duur hangt af van activiteit en grootte. Supporttickets en auditgegevens blijven gekoppeld zolang zij nodig zijn voor accountondersteuning, beveiliging of een concreet geschil en worden bij een verwijderingsverzoek beoordeeld.

Mailboxcorrespondentie en onderhoudsback-ups hebben geen universele automatische verwijdertermijn. We beperken die tot de afhandeling en concrete aantoonbare bewaarbehoefte; vraag naar de termijn voor jouw dossier.

Eventueel wettelijk vereiste financiële administratie wordt afzonderlijk bewaard volgens de toepasselijke wettelijke termijn.

Cookies en browseropslag

De website gebruikt functionele sessie- en CSRF-cookies voor inloggen en beveiliging; sessies verlopen standaard na 120 minuten inactiviteit. Een cookie voor een ontgrendelde beveiligde deellink geldt één uur.

Browseropslag onthoudt taal (se.locale), thema (se.theme) en laatst gekozen werkruimte (se.workspace), totdat jij of de browser deze wist of overschrijft. Die voorkeuren worden niet voor advertentieprofilering gebruikt.

De huidige website bevat geen externe advertentie- of marketinganalytics-trackers. Statistieken over accounts, opslag en serverbelasting komen uit de eigen dienst.

Een toekomstige facultatieve tracker wordt niet gelegitimeerd door het voorwaarden-vakje: daarvoor is waar nodig afzonderlijke voorafgaande toestemming nodig. Materiële privacywijzigingen worden kenbaar gemaakt en nieuwe doeleinden worden vooraf toegelicht.

Lokale functies en optionele AI

Lokale schermopnamen, OCR en bewerkingen hoeven niet naar de cloud. Als je AI activeert, kunnen geselecteerde afbeeldingen, herkende tekst, prompts en bijbehorende context vanaf je apparaat naar de door jou ingestelde AI-endpoint gaan, bijvoorbeeld OpenAI.

Een ingestelde automatische workflow kan dit herhalen zonder een nieuwe klik voor iedere opname. Controleer de workflow en gebruik geen vertrouwelijke gegevens zonder bevoegdheid.

Jouw API-sleutel dient voor authenticatie bij die aanbieder; de Windows-app bewaart die lokaal beschermd. De aanbieder kan eigen bewaartermijnen, kosten en internationale verwerking hebben.

Het uitschakelen van AI wist niet automatisch al doorgestuurde gegevens bij die aanbieder. Screenshot Easy gebruikt cloudinhoud niet om eigen AI-modellen te trainen.

Advertenties in de Android-app

De gratis Android-uitvoering gebruikt Google AdMob en een privacykeuze via Google User Messaging Platform; de Pro-uitvoering bevat deze advertenties niet. Afhankelijk van keuzes en instellingen kan de advertentiesoftware IP-adres en globale locatie, apparaat- en advertentie-identificatoren, app- en advertentie-interacties en diagnostische gegevens verwerken voor advertentievertoning, meting en fraudepreventie.

Waar vereist wordt vooraf toestemming gevraagd; voorwaarden accepteren of een 18+-cloudaccount maken is hiervoor geen toestemming. Beschikbare privacykeuzes kun je opnieuw openen via de privacyoptie in de app en de advertentie-ID beheren in Android.

De SDK kan ook bij niet-gepersonaliseerde advertenties gegevens verwerken. Lees tevens het beleid van Google en de appverklaring via de links onderaan; aanbiederkeuzes en internationale verwerking hangen van die afzonderlijke dienst af.

Automatische controles en gegevens van anderen

De dienst gebruikt automatische limieten en blokkades tegen misbruik, bijvoorbeeld te veel registratie- of inlogpogingen vanaf een netwerk. Dat kan een legitieme poging tijdelijk tegenhouden.

Je kunt via het contactadres menselijke beoordeling vragen. Wij gebruiken account- en cloudgegevens niet voor geautomatiseerde krediet-, arbeids- of vergelijkbare besluiten met rechtsgevolg.

Opnamen kunnen gegevens van anderen bevatten: wij verwerken die als onderdeel van de gekozen opslag of deling, niet omdat die personen zelf een account moeten hebben. Wij helpen rechtenverzoeken over zulke gegevens te beoordelen en, waar nodig, naar de verantwoordelijke uploader of organisatie te leiden zonder vertrouwelijke informatie aan onbevoegden prijs te geven.

Jouw privacyrechten

Voor zover de AVG dit recht geeft, kun je kosteloos inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid vragen. Je kunt wegens jouw situatie bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen; tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

Eventuele toestemming kun je intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Wij vragen alleen proportionele identiteitscontrole, geen wachtwoord of MFA-code, en reageren in beginsel binnen een maand.

Bij wettelijk toegestane verlenging wegens complexiteit of aantal verzoeken melden wij binnen die maand de reden; verlenging is maximaal twee extra maanden. Je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of je bevoegde lokale toezichthouder en naar de rechter.

Wij leggen bij een afwijzing de reden en rechtsmogelijkheden uit. Ontkoppelen of de app verwijderen beëindigt geen cloudaccount.